5 популярных российских BPM-систем в 2025 году: обзор платформ

Без автоматизации бизнес-процессов компании могут сталкиваться с разными проблемами: терять время и ресурсы, увеличивать риск ошибок, не получать актуальную аналитику и испытывать трудности в оценке производительности сотрудников. Рассказываем, как правильно выбрать и внедрить BPM-систему, которая поможет повысить эффективность бизнеса и снизить затраты.

Что такое BPM-система и зачем она нужна

BPM-система (Business Process Management System) — это программное обеспечение, которое помогает компаниям управлять бизнес-процессами. Основная цель BPM — сделать процессы более эффективными, прозрачными и адаптивными.

BPM-системы позволяют автоматизировать повторяющиеся задачи, улучшить контроль за процессами, снизить ошибки и повысить продуктивность персонала. Такие цифровые платформы помогают увидеть узкие места и найти решения для их устранения. Всё это способствует повышению общей эффективности бизнеса и конкурентоспособности компании на рынке.

Обзор: пять популярных BPM-систем на российском рынке в 2025 году

«Первая Форма»

Первая Форма» — российская IT-компания. Больше 15 лет разрабатывает и внедряет low-code BPM-систему «Первая Форма». На её базе можно автоматизировать документооборот, управление проектами, CRM, SRM, HRM, Service Desk, Help Desk, корпоративные коммуникации и уникальные бизнес-процессы компании.

В 2023 году «Первая Форма» заняла первое место в рейтинге российского рынка low-code систем. Исследование проводили фонд «Сколково» и аналитический центр TAdviser.

Основные возможности: моделирование, исполнение, улучшение, контроль, мониторинг и роботизация бизнес-процессов

Используемые технологии ИИ: встроенные возможности AI и ML; ИИ-агенты, способные выполнять задачи менеджера среднего звена

Мобильное приложение: да

Масштабируемость: да

Варианты размещения: on-premises, SaaS

Наличие техподдержки: да

Интеграция: с любыми внешними системами по REST API

Безопасность: механизмы идентификации, аутентификации и авторизации

Реестр отечественного ПО: да

Как компании автоматизируют бизнес-процессы с помощью «Первой Формы»

DBI — официальный партнёр «Первой Формы». Реализуем проекты автоматизации для крупного и среднего бизнеса на базе отечественной low-code платформы.

✔ Сеть магазинов «Вкусвилл». Компания автоматизировала процесс открытия новых торговых точек. Благодаря этому:

• появилось единое решение, где взаимодействуют все участники процесса — от менеджеров по развитию территории до ремонтных подрядчиков;
• создали карту, на которой удобно подбирать и анализировать локации для новых магазинов;
• появилась база данных по всем рассмотренным объектам;
• больше не возникает ситуаций, когда вопросы решаются устно или в стороннем мессенджере;
• ушли от неудобных методов работы в виде презентаций по новым точкам.

✔ Компания «Деловые решения и технологии». Для равномерного распределения проектной нагрузки, ДРТ необходимо было планировать трудовые ресурсы на 1-2 года вперёд. Раньше компания использовала зарубежное решение, но уже три года делает это через «Первую Форму»:

• букирует время специалистов через заявку и согласование;
• планирует занятость более чем 1,5 тыс. штатных сотрудников;
• равномерно распределяет букирования — платформа показывает пересечения и перегрузку;
• учитывает праздники, сокращённые дни и периоды высокой нагрузки при бронировании сотрудников из разных офисов, департаментов и стран;
• собирает отчёты по трудовым ресурсам.

✔ Производитель и поставщик светотехнических решений «Световые технологии». В компании внедрили ServiceDesk для IT-отдела, согласование договоров для юристов, автоматизировали кадровый документооборот и управление производством. Платформу используют 550 человек, включая специалистов хозяйственной службы, логистики, маркетинга, коммерческой службы и администрации. На данный момент:

• автоматизировано уже 66 процессов;
• ежедневно в системе создают 30 задач;
• только один специалист сопровождает платформу.

BPMSoft

 Основные возможности: моделирование, исполнение, улучшение, контроль и мониторинг бизнес-процессов

Используемые технологии ИИ: встроенные возможности AI, ML

Мобильное приложение: да

Масштабируемость: да

Варианты размещения: on-premises, SaaS

Наличие техподдержки: да

Интеграция: есть

Безопасность: механизмы идентификации, аутентификации и авторизации

Реестр отечественного ПО: да

GreenData

Основные возможности: моделирование, исполнение, улучшение, контроль и мониторинг бизнес-процессов

Используемые технологии ИИ: встроенные возможности AI, ML

Мобильное приложение: да

Масштабируемость: да

Варианты размещения: on-premises, SaaS

Наличие техподдержки: да

Интеграция: есть

Безопасность: механизмы идентификации, аутентификации и авторизации

Реестр отечественного ПО: да

ELMA

Основные возможности: моделирование, исполнение, улучшение, контроль, мониторинг и роботизация бизнес-процессов

Используемые технологии ИИ: работа с документами, чат-боты, голосовые роботы

Мобильное приложение: да

Масштабируемость: да

Варианты размещения: on-premises, SaaS

Наличие техподдержки: да

Интеграция: есть

Безопасность: механизмы идентификации, аутентификации и авторизации

Реестр отечественного ПО: да

Knowledge Space

Основные возможности: моделирование, исполнение, улучшение, контроль и мониторинг бизнес-процессов

Используемые технологии ИИ: нет данных о встроенных возможностях, реализуют ИИ-проекты в партнёрстве с Центром технологий искусственного интеллекта Газпромбанка

Мобильное приложение: нет данных

Масштабируемость: да

Варианты размещения: нет данных

Наличие техподдержки: да

Интеграция: есть

Безопасность: шифрование данных

Реестр отечественного ПО: да

Как выбрать подходящую BPM-систему

На рынке представлено множество решений для автоматизации бизнес-процессов, и от вашего выбора зависит эффективность и рост компании. Давайте посмотрим, на что нужно обращать внимание при выборе платформы.

Функциональность. Изучите возможности BPM-системы, есть ли мобильная версия. Оцените, закроет ли платформа ваши потребности.

Пользовательский интерфейс. Оцените удобство использования системы для сотрудников — так вы потратите меньше времени на внедрение и снизите затраты на обучение.

Масштабируемость. Убедитесь, что система может расти вместе с вашим бизнесом и справляться с увеличением объёма данных и пользователей.

Интеграция. Проверьте, насколько легко платформа интегрируется с приложениями и системами, которые вы уже используете.

Техническая поддержка. Убедитесь, что у вендора BPM-системы есть техподдержка, оцените её уровень.

Безопасность данных. Уделите внимание механизмам защиты данных, соответствуют ли они стандартам безопасности.

Отзывы. Изучите кейсы других компаний в работе с вендором, его репутацию на рынке. Тщательная оценка этих аспектов поможет выбрать оптимальное решение для вашего бизнеса.

Как внедрить BPM-систему

Внедрение BPM-системы — это сложный процесс, который требует времени и ресурсов, но при правильной реализации он поможет улучшить ваши бизнес-процессы.

Создали для вас пошаговое руководство, которое поможет грамотно внедрить BPM-систему:

Шаг 1. Сформируйте команду. Если вы соберёте рабочую группу из разных специалистов, обозначите план проекта, конкретные сроки, поставите сотрудникам задачи и будете отслеживать результаты, то увеличите вероятность успеха.

Рабочая группа может состоять из:

• проектного менеджера — чтобы руководить проектом внедрения и координировать рабочую группу;
• бизнес-аналитиков — для анализа текущих процессов и определения требований к системе;
• представителей разных отделов компании — для понимания специфики процессов;
• HR-специалистов — для адаптации персонала;
• консультантов со стороны вендора — для экспертных рекомендаций и поддержки внедрения.

Шаг 2. Проанализируйте бизнес-процессы. Определите ключевые процессы в разных отделах компании, которые требуют оптимизации, и определите требования к будущей системе.

Шаг 3. Поставьте цели и определите критерии успеха. Установите конкретные цели, которых вы хотите достичь с помощью BPM-системы, и определите критерии, по которым вы будете оценивать их достижение.

Шаг 4. Подготовьте персонал. Заранее предупредите сотрудников о нововведениях и организуйте обучение: проведите семинары, создайте инструкции и отдельную техподдержку, соберите обратную связь.

Шаг 5. Выберите вендора BPM-системы. Уже выше мы описали, на что обращать внимание при выборе платформы. Оцените доступные решения на рынке, учитывая ваши потребности и бюджет. Проведите демонстрации с разными вендорами и выберите наиболее подходящего под ваши запросы.

Шаг 6. Проведите пилотный запуск. Протестируйте платформу с ключевыми пользователями — так вы выявите ошибки и оптимизируете настройки.

Внедряйте систему постепенно — так персоналу будет проще освоиться и вы снизите сопротивление с их стороны.

Шаг 7. Проведите полномасштабное внедрение. Запустите систему и начните её использование в реальных условиях. Активно собирайте отзывы и мониторьте показатели эффективности.

Шаг 8. Оценивайте результаты и следите за обновлениями платформы. Регулярно оценивайте результаты и вносите изменения для повышения эффективности. Также следите за обновлениями возможностей платформы, чтобы улучшить процессы.

Подводим итоги

BPM-системы помогают бизнесу автоматизировать задачи, контролировать и мониторить процессы. Однако важно уметь правильно выбрать подходящего вендора и внедрить такое решение.

Если компания обдуманно и грамотно подойдёт к выбору и внедрению, то благодаря автоматизации процессов она:

• повысит эффективность бизнеса — ускорит выполнение задач и снизит использование ручного труда;
• снизит затраты благодаря оптимизации ресурсов и уменьшению операционных расходов;
• сократит ошибки и сделает процессы прозрачными;
• станет более гибкой и адаптивной к изменениям в бизнес-среде и требованиям рынка.