Каждый проект внедрения ИТ-решений для автоматизации бизнеса уникальный. Тем не менее любая компания, вставшая на путь цифровизации, проходит так или иначе через одинаковые этапы. Спецпроект расскажет про процесс внедрения ELMA365 в ИТ-компании DBI, начиная с предпосылок, заканчивая конкретными результатами «в прямом эфире». Что это значит? Эта страница будет обновляться по мере продвижения проекта. Проект стартовал в начале 2023 года, полет нормальный, да прибудет с нами сила!
DBI — IT-компания, которая занимается внедрением, заказной разработкой, кастомизацией и удаленным сопровождением баз данных, приложений и операционных систем ведущих вендоров. Является сертифицированным партнером ELMA.
Более чем за 15 лет DBI зарекомендовала себя как надежный и ответственный партнер для клиентов из разных сфер бизнеса. Специалисты DBI — это профессионалы в сфере IT-технологий. В штате более 300 сотрудников, которые готовы помочь клиентам в достижении поставленных целей.
Цель проекта: автоматизировать сквозные процессы бизнеса, начиная поиском клиентов, заканчивая заключением договоров и получением платежей.
В качестве основной производственной системы исторически была выбрана Atlassian Jira. На ней же были реализованы функции CRM и ЭДО. Однако инструментарий системы не мог в полной мере покрыть потребности отделов развития и финансов, а также объединить департаменты сквозными процессами. Так начался процесс поиска идеальный системы, которая бы соответствовала требованиям сразу трех отделов.
«Попытки использовать Битрикс24 параллельно с Jira привели к двойному вводу информации. Кроме того, Битрикс24 не имеет достаточной гибкости, и использует технологии разработки PHP, которые мы не используем и не планируем развивать в нашей компании. В дополнение, мы приняли решение о запуске проекта по СЭД, и в случае с Битрикс24 нам потребовалась бы еще одна дополнительная система, которую также пришлось бы интегрировать», — Алексей Захаров, Региональный директор по развитию DBI.
«Типичная ситуация в ИТ-компании — это приоритет внешних проектов над внутренними. И тут мы столкнулись с главным ограничением — специалисты. Они выделены на внутренний проект и периодически вынуждены переключаться на внешние проекты. Это существенно сказывается на сроках запуска новой функциональности. Вторым ограничением является отсутствие формализованного ТЗ. С одной стороны, потребности очевидны, с другой — не описаны.
Мы сознательно приняли решение запускать CRM итерационным способом, шаг за шагом, понимая, что какие-то блоки придется переделать по несколько раз. Например, мы создаем карточку клиента, работаем с ней и понимаем, какой информации нам недостаточно, а какая является избыточной, и затем вносим изменения. Low-code система позволяет реализовывать такой подход, для нас это преимущество стало ключевым», — Алексей Захаров, Региональный директор по развитию DBI.
В рамках проекта были запущены гармоничные взаимосвязи между тремя значимыми подразделениями: отделом развития (лидогенерация, работа с клиентами и сопровождение сделок), отделом производства (оценка проектов, предварительная подготовка, проведение презентаций для клиентов), а также финансовым отделом (договорные взаимоотношения и контроль финансовых потоков). Бизнес-особенности компании DBI обусловлены проектной деятельностью, в которой задействованы ведущие специалисты из различных отделов. Запуск каждого проекта может занять несколько месяцев.
«В ELMA365 не было всего необходимого для нас функционала, многое мы создавали и добавляли самостоятельно. Например, для отдела развития добавили разделы Лиды, Клиенты, Сделки, разработали набор эффективных бизнес-процессов для удобной работы с указанными справочниками. Специалисты DBI тщательно продумали расположение элементов, провели группировку, внесли изменения в цвета и добавили новые поля. В результате получили три удобные формы для создания, редактирования и просмотра. Кроме того, мы расширили функционал выпадающего списка, интегрировали его с платформой DaData. При работе над модулем «Сделки» разработали калькулятор, который значительно облегчает процесс совершения сделок. Также занялись настройкой видимости полей и удобной группировкой данных в сфере маркетинговых мероприятий», — комментирует Алексей Захаров, Региональный директор по развитию DBI.
«Поскольку в прошлом мы использовали систему Atlassian Jira для организации основных задач, включая поддержку и проекты, мы приняли решение добавить в нее справочник технологий, необходимых для нашей работы», — комментирует Алексей Захаров, Региональный директор по развитию DBI.
Были внесены несколько изменений в стандартный функционал ELMA365, чтобы лучше соответствовать потребностям бизнеса. Одно из значительных улучшений — это добавление двух справочников: договоры и дополнительные соглашения. Так в компании появилась возможность удобнее организовывать информацию в этих категориях.
Также была произведена кастомизация, используя яркую желтую цветовую схему для полей. Это помогает подчеркнуть важность и выделить информацию, делая ее более заметной для пользователей. Дополнительно разработчики настроили систему таким образом, что при выборе компании пользователем основная информация, связанная с этой компанией, загружается автоматически. Это существенно сокращает время, затрачиваемое на поиск и получение нужной информации, и делает процесс работы более эффективным.
«В рамках контракта с заказчиками могут предоставляться разнообразные услуги от технического сопровождения и разработки до внедрения систем и малых дополнительных работ. Мониторинг всех стадий оплаты заказчиком для нас ключевой момент, так как одному заказчику ежемесячно может выставляться по несколько различных актов и счетов, и вероятность ошибок при отслеживании дебиторской задолженности достаточно высокая», — комментирует Алексей Захаров, Региональный директор по развитию DBI.
«На июль 2023 года прогнозируем, что расходы на внедрение значительно уменьшатся на 40% по ряду показателей благодаря контролю, достигаемому путем автоматизации и анализа данных. Сегодняшние планы нацелены на окупаемость проекта в течение 15 месяцев, начиная с 6-го месяца продуктивного использования системы ELMA.
В ближайшем будущем планируется интеграция с системами Jira, 1С, Unisender (в целях маркетинга), а также сайта и чат-бота с ELMA. Конечная цель — создать единую целостную платформу», — комментирует Алексей Захаров, Региональный директор по развитию DBI.
Оригинальную версию статьи можно прочитать на сайте ELMA365: https://elma365.com/ru/success-stories/dbi/
Наш менеджер свяжется в течение 2х часов
