По данным аналитиков, в 2023 году объём электронного документооборота вырос на 22%, а рынок систем ЭДО увеличился на 10%. Сотрудники компаний используют более 17 миллионов квалифицированных сертификатов электронных подписей.
Электронной формой бумажной доверенности, подписанной квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя, является МЧД или машиночитаемая доверенность.
МЧД позволяет онлайн сдавать отчётность в государственные органы:
Если для граждан использование цифровых подписей — вопрос исключительно удобства, то для бизнеса работа с ЭДО и машиночитаемыми доверенностями является еще и законодательным требованием.
В конце 2019 года после принятия Федерального закона от 27.12.2019 № 476, внёсшего существенные изменения и дополнения в ФЗ №63 «Об электронной подписи» от 06.04.2011 г., в России началось серьезное обновление системы выдачи квалифицированных сертификатов, которое предусматривало разработку новых технологий использования квалифицированной электронной подписи, включая перевод систем ЭДО на применение машиночитаемых доверенностей.
Федеральный закон от 27.12.2019 г. № 476 начал действовать 1 июля 2020 года — именно эта дата стала точкой отсчета масштабной реформы ЭДО. Однако вступление в силу его отдельных нормативных положений изначально было разбито на временные этапы, а в сам Федеральный закон №476, по мере проведения реформы, неоднократно вносились новые положения и изменения, сдвигавшие сроки её завершения. Подобная ситуация на тот момент стала результатом неготовности бизнеса и ряда государственных и муниципальных информационных систем окончательно перейти на новый порядок работы.
Тем не менее, переходный срок и время, отведенное на перестройку внутренних процессов и адаптацию информационных систем к работе по новым правилам, заканчиваются. С 1 сентября 2024 года предприятия, организации и ИП должны в обязательном порядке иметь машиночитаемые доверенности при использовании электронных подписей, если документы от лица организации подписывает кто-либо кроме единоличного исполнительного органа, закрепленного в Уставе организации или владельца ИП.
Также существует ряд других ведомственных нормативных требований, которые определяют использование МЧД. Так приказ Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций России от 18.08. 2021 г. № 857 устанавливает требования к содержанию электронной доверенности, а приказ Минцифры РФ от 18.08. 2021г. № 858 закрепляет формат xml для документов, передаваемых в электронном виде контрагентам и в ФНС.
Это правовая сторона вопроса, но конечно, главный аргумент перехода на МЧД – экономический. Машиночитаемые доверенности, как важный элемент системы электронного документооборота, позволяют стать продуктивнее, улучшить с помощью технологий качество оперативного менеджмента и вывести бизнес на новый уровень.
Поэтому наиболее продвинутые компании внедряют МЧД уже сегодня, не ожидая наступления правового дедлайна. И делают это в связке с IT-профессионалами.
Клиентом компании DBI стала федеральная розничная компания. Для фирмы с масштабным товарооборотом, современной логистикой и большим количеством материально ответственных сотрудников, наделенных правом ведения договоров и подписи финансовых документов, принципиально важно не только использовать машиночитаемые доверенности в деловом обиходе, но и оперативно оформлять их.
Поэтому одной из существенных особенностей проекта являлась автоматизация процесса получения МЧД.
Так как МЧД должна органично вписаться в электронный документооборот компании заказчика, корпоративную работу с документами, доверенностями, договорами, отчетами, первоочередной задачей инженеров DBI стал выбор IT-решений для автоматизации работы с машиночитаемыми доверенностями, сервисов, способных обеспечить эффективные коммуникации фирмы с внутренними подразделениями, партнерами и госорганами.
Также особое внимание следовало уделить интеграции нового сервиса с внешними контактами: операторами ЭДО, хранилищем МЧД, инструментами проверки контрагентов, удостоверяющими центрами и т.д.
Проект стартовал в мае 2023 года, а уже с 01.09.2023 г. клиент должен был перейти на МЧД.
Специалисты DBI взяли за основу цифровой трансформации ЭДО коробочный продукт компании ELMA365 «Управление МЧД». В нем есть весь необходимый для бизнеса функционал, позволяющий выдавать сотрудникам фирмы машиночитаемые доверенности, автоматически регистрировать их через распределенный реестр ФНС и хранить в интерфейсе ELMA365.
Первый этап — MVP — был реализован за три месяца, и клиент начал формирование МЧД с помощью системы ELMA365.
На следующем этапе в течение пяти месяцев были настроены и оптимизированы различные процессы согласования, были внедрены важные функции, и система перешла в фазу функционального сопровождения.
Сегодня идет фаза активного сопровождения, в ходе которой специалисты клиента и DBI полностью адаптируют продукт к потребностям заказчика, шлифуют опции, и дополнительные цепочки согласования, завязанные на МЧД. Плюс осуществляется интеграция новых функций коробочного решения ELMA365 «Управление МЧД» в процессы заказчика.
«Несмотря на то, что организация автоматизации получения МЧД и его развертывания в крупном корпоративном бизнесе – процесс достаточно новый, наша команда справилась с задачей в предельно сжатые сроки. Начав в мае, в сентябре система уже перешла в промышленную эксплуатацию, была доведена до уровня высокой готовности, и сейчас мы вышли на функциональное сопровождение продукта. Безусловно, в этом большую роль сыграла позиция компании-заказчика. Сотрудники заказчика выступили и как эксперты, выстроившие управление проектом, и как пользователи, активно участвовавшие в тестировании новых возможностей электронного документооборота с использованием автоматического получения машиночитаемых доверенностей.
Подобная заинтересованность не случайна. Сервис МЧД, без которого ряд материальных бизнес-процессов становится невозможен, жизненно необходим динамично развивающейся корпорации. Осень – конец обязательного перехода на МЧД, не за горами. Нет сомнений, что подобных заказов DBI будет получать все больше. Мы же, в свою очередь, получили ценный практический опыт развертывания МЧД в экономике и готовы его тиражировать в дальнейшем», — поделился впечатлениями архитектор и руководитель проекта DBI Андрей Никитин.
«Для нас это был амбициозный проект, так как подобного опыта у IT-команды не было и быть не могло — новые законы, новые правила. Клиент поверил нам, мы поверили клиенту. Все получилось. Немаловажную роль сыграл и разработчик решения — компания ELMA. Они поддерживали нас на всем пути реализации проекта, дорабатывали вместе с нами функционал, шли во многом на встречу. Сейчас, спустя год, мы с уверенностью можем сказать, что решение ELMA365 «Управление МЧД» позволяет автоматизировать процесс работы с машиночитаемыми доверенностями для компании любого уровня и с самыми нетривиальными процессами согласования», – считает региональный директор по развитию DBI Алексей Захаров.
Пишите нам, поможем и вашему бизнесу contact@DBI.ru.
Наш менеджер свяжется в течение 2х часов
