С 1 сентября 2024 года в России вступило в силу законодательное требование об обязательном использовании машиночитаемой доверенности (МЧД) для организаций и индивидуальных предпринимателей при отправке электронных документов за подписью уполномоченного представителя.
Понятие машиночитаемой доверенности или, как ее еще часто называют МЧД в российской предпринимательской сфере знакомо многим. И не в последнюю очередь потому, что история введения МЧД в электронный документооборот (ЭДО) насчитывает не один год.
Еще пять лет назад в стране началось масштабное обновление системы выдачи квалифицированных сертификатов. Частью этой работы стал перевод систем ЭДО на применение МЧД – доверенностей в электронном виде, которые руководитель компании выпускает на сотрудников для передачи части своих полномочий.
У использования машиночитаемой доверенности много преимуществ, количество которых, по мере развития цифровой экономики, только увеличивается.
Сегодня в числе несомненных плюсов использования МЧД называют автоматизацию процессов, значительное ускорение взаимообмена данными, повышение безопасности и защиту от мошенничества, а также фальсификации документов, сокращение времени на обработку документов, снижение расходов, уменьшение рисков ошибок, увеличение прозрачности, точности и надежности рабочих процессов.
Спектр применения машиночитаемой доверенности также очень широк. По оценкам экспертов он включает в себя порядка двухсот направлений деятельности. С МЧД компании и индивидуальные предприниматели работают на портале «Госуслуги» и в других государственных информационных системах, участвуют в электронных торгах для государственных заказчиков (в рамках 44-ФЗ), госкомпаний (по 223-ФЗ) и коммерческих предприятий, сдают отчетность и взаимодействуют с ФНС и СФР России, регистрируют сделки с недвижимостью, подписывают кадровые распоряжения, проводят маркировку, осуществляют электронный документооборот внутри организации и с контрагентами.
В соответствии с Приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ №857 от 18.08.2021 г. МЧД должна содержать название документа, информацию о сотруднике, дату оформления, срок действия, сведения о возможности передоверия и об ограничении полномочий, список передаваемых полномочий, коды полномочий из классификатора полномочий, информацию о доверителе, данные информационной системы или программы, электронную подпись, которой подписана доверенность.
Между тем, сама МЧД может быть разной.
В настоящее время существует несколько версий машиночитаемой доверенности, каждая из которых предполагает свою специализацию. Например, МЧД формата B2G, выпускаемая ФНС, представляет собой доверенность для взаимодействия с государственными структурами и предназначена в основном для главных бухгалтеров.
МЧД версии B2B используется в деловых контактах между организациями. Сегодня ее на рынке успешно вытесняет МЧД Единого формата, которая подходит как для обмена данными между коммерческими структурами, так и при взаимодействии с государством. Универсальность МЧД Единого формата дает возможность применять ее в решении практически любых задач, где присутствует электронный документооборот.
Немаловажно, что список передаваемых полномочий в МЧД Единого формата может быть расширен за рамками существующих классификаторов. Сейчас он уже насчитывает примерно 4800 наименований.
Также существуют формат МЧД для работы с Социальным Фондом России (СФР) и версия доверенности формата госзакупок.
Каждый федеральный орган исполнительной власти может публиковать свой перечень полномочий. Поэтому порядка восьми информационных систем, будут использовать свои уникальные полномочия МЧД, которые уже есть в версии доверенности Единого формата.
Нетрудно предположить, что большинство участников электронного взаимодействия перейдут на универсальный формат МЧД, размещённый на сайте ФНС и на портале Госуслуг.
Непосредственно саму МЧД сейчас можно создать на сайтах ФНС, Госуслугах, ЦБ, в удостоверяющем центре Росэлторг, кабинетах ЕИС. Конструкторы МЧД также доступны в различных ИС.
Итак, если до 1 сентября 2024 года в организации делового взаимодействия между компаниями и предприятиями допускалось использование документов с электронной подписью сотрудника фирмы или машиночитаемая доверенность дополненная электронной подписью физлица, то сейчас возможен только второй вариант. Чтобы обладать юридической силой документ обязательно должен содержать МЧД и ЭП представителя данной компании.
Отсутствие МЧД порождает для бизнеса множество сложностей: от невозможности отправки отчетности в государственные органы, трудностей в работе с гос. сервисами, а также штрафов и санкций за нарушение законодательства, до срыва заключения договоров и отказа от участия в конкурсных процедурах.
Безусловно, переход на использование машиночитаемой доверенности требует от компании изменения внутренних процессов и документооборота. Чтобы не провоцировать сложности в работе и не снижать, пусть и временно, эффективность бизнеса, к переменам лучше готовиться заранее. А главное – делать это вместе со специалистами.
Учитывая, что МЧД должна стать частью электронного документооборота предприятия, причем, зачастую, с большими масштабами бизнеса, необходимы качественные IT-инструменты и техническая поддержка, которые могут предоставить лидеры цифровой экономики.
У нашей компании есть успешный опыт цифровой трансформации ЭДО корпоративных клиентов и автоматизации процесса получения МЧД.
Инженеры DBI используют лучшие программные решения ELMA365 для автоматизации работы с машиночитаемыми доверенностями, интеграции нового сервиса с внешними контактами: операторами ЭДО, хранилищем МЧД, инструментами проверки контрагентов, удостоверяющими центрами и т.д.
Наша профессиональная помощь в развертывании сервиса МЧД включает в себя оптимизацию различных процессов согласования, развертывание важных дополнительных возможностей и функциональное сопровождение.
Не откладывайте на завтра, то, что можно и нужно сделать уже сегодня.
Необходимо вывести бизнес на новый технический уровень, хотите автоматически получать МЧД? Тогда вам сюда: contact@DBI.ru.
Наш менеджер свяжется в течение 2х часов
