Как обеспечить работу компании в экономически нестабильное время: взгляд со стороны IТ-департамента

Комментарий Алексея Захарова, директора по региональному развитию, журналу InfoCity (Азербайджан)

Какой бы налаженной ни была деятельность организации, будь то крупный банк или небольшая компания по подбору персонала, всегда существует риск возникновения форс-мажорных обстоятельств, которые поставят под удар все бизнес-процессы. 1998, 2008, 2013, … — кризисы происходят постоянно, и последние годы наглядно демонстрируют нам такие примеры: несколько финансовых кризисов, которые коснулись мирового сообщества; экономические санкции, наложенные, например, на Россию; военные конфликты в некоторых странах Ближнего Востока, влияющие на обстановку во всем регионе, падение цен на нефть. Наконец, актуальный сейчас режим общемирового карантина.

В таких нестабильных условиях перед каждым работодателем стоит непростая задача: обезопасить свой бизнес и, что немаловажно, своих сотрудников. На помощь, как и во многих других случаях, неизменно приходят информационные технологии. Текущая ситуация с коронавирусом показала, насколько необходима возможность обеспечения удаленной работы сотрудников. Да, на первый взгляд, это довольно тривиальная задача, однако, многие компании оказались не готовы к переводу своих сотрудников на работу из дома. Среди таких компаний не только крупные государственные организации или банки, стандарты безопасности которых ограничивают доступ ко внутренним ресурсам, но и просто коммерческие компании, где подобную возможность не рассматривали и не организовали ранее по каким-то причинам.

Настройка удаленного доступа к системам и/или ресурсам компании — это не единственная сложность, с которой сталкиваются IT-специалисты. Организация быстрой и простой коммуникации сотрудников — это следующая сложная задача. В социальных сетях появилось огромное количество опросов на тему «а как вы выстраиваете удаленные коммуникации», и зачастую наиболее популярный ответ: «используем не менее 3-4 каналов связи, причем часть из них — это не корпоративные системы, а общепринятые средства обмена сообщениями».

Стоит заметить, что даже в наше время повсеместной автоматизации около половины компаний имеют в своем распоряжении только электронную почту и мобильные телефоны. Обладая только таким арсеналом, вести совместную работу не всегда удобно, тем не менее, даже у крупных компаний не всегда доходят руки до установки и настройки систем ведения проектов, формирования базы знаний и т.д.

Кстати, новые возможности для оперативной организации удаленного доступа и совместной работы предоставляют программные продукты с открытым исходным кодом (например, открытая система управления проектами Redmine): не нужно согласовывать приобретение лицензии, соответственно, тратить средства на приобретение продукта, «скачай и пользуйся». Однако не стоит воспринимать такой подход как панацею: опенсурс-платформа не всегда способна на 100% заменить проприетарное решение, да и конечная стоимость внедрения может быть больше, а самое важное — процесс внедрения требует времени и несет риски, поскольку коммерческие решения поддерживаются самим вендором, а продукты с открытым исходным кодом, как правило, — своими силами организации или сторонними компаниями-интеграторами.

Сейчас в ходе общения с нашими заказчиками и партнерами мы выделяем следующие проблемы в деятельности IТ-отделов, которые мешают компаниям оперативно и качественно реагировать на форс-мажорные обстоятельства в части обеспечения непрерывности деятельности компании:

• Недостаток компетенций

В инфраструктуре многих организаций встречается целый спектр используемых технологий; основной риск в такого подхода — потребность в постоянном присутствии в штате сотрудников, обладающих глубокой экспертизой по всем внедренным продуктам.

• Ограниченные ресурсы рабочих станций/ноутбуков

Руководители IТ-подразделений подавляющего большинства компаний не предполагали, что перевод сотрудников на удаленный формат работы во время пандемии примет такой массовый характер, поэтому столкнулись с дополнительной головной болью помимо возможного отсутствия технических компетенций в процессе организации «удаленки»:

• В том случае, если в офисах принято использование рабочих станций, а не ноутбуков (как, например, во многих банках), то сотрудников предстоит снабдить вычислительными мощностями: часто у работников дома имеются только ограниченные по производительности ПК или ноутбуки, ориентированные на использование в личных целях и не всегда подходящие для выполнения рабочих задач. Это вынуждает работодателя приобретать дополнительные достаточно мощные ноутбуки, что, конечно, является незапланированными расходами. Помимо компьютеров потребуются также новые лицензии на офисные программы и специальное ПО;
• IТ-инфраструктура на время удаленного доступа слабо контролируется; основной риск — утечка данных не только из-за предоставления доступа к системам, ранее находящихся в закрытых периметрах, но и из-за невозможности развернуть на ноутбуках клиенты систем безопасности. По сути, установка стороннего ПО больше не контролируется системными инженерами и сотрудникам службы безопасности, и информация, предназначенная для служебного пользования, становится доступна для программ-шпионов;
• Сами сотрудники далеко не всегда могут самостоятельно настроить свои компьютеры, например, для работы по VPN или разобраться в тонкостях систем управления проектами без посторонней помощи.

Самыми эффективными методами обеспечить бесперебойную работу организации в части IТ на сегодняшний день можно считать:

• IТ-аутсорс. Речь не идет о необходимости замены IТ-команды организации на специалистов компании-аутсорсеров (хотя, к сожалению, часто сокращение персонала рассматривается как вынужденная антикризисная мера): часто при возникновении внештатных ситуаций команду заказчика необходимо временно усилить опытными специалистами технической поддержки, разработчиками, архитекторами. Такой подход позволяет качественно выполнить работу и не перегрузить собственных специалистов. Многим компаниям во время карантина 2020 года потребовалась помощь сторонних команд даже в задаче экстренного перехода на удаленную работу, не говоря уже о потребности в дополнительных руках в части технической поддержки (такую потребность испытали на себе ритейловые компании и дистрибьюторы продуктов питания в моменты возникновения повышенного спроса на категории товаров первой необходимости на фоне общей паники).
• внедрение облачных технологий: «Облака» — это не только набор технологий, о которых последнее время много говорят, но и архитектура, способная помочь в сокращении трудозатрат на техническую поддержку, масштабирование; облачные платформы успешно становятся площадками для взаимодействия распределенных по разным странам команд без предварительных мероприятий по предоставлению сетевого доступа и выдаче прав. Яркий тому пример — облачные сервисы совместной работы команд от Atlassian.
• использование новых каналов коммуникации: многие из нас замечали, что иногда с коллегами быстрее и проще взаимодействовать не через корпоративную электронную почту, а с помощью мессенджеров. Корпоративная этика компаний все чаще и чаще регламентирует и поощряет использование мессенджеров, чатов и ботов в рабочем процессе. Мессенджеры хорошо показывают себя в случае возникновения форс-мажорных ситуаций, и здесь стоит упомянуть не только о быстром обмене сообщениями и фотографиями, но и о механизме оперативных оповещений, например, с помощью ботов. Кстати, боты находят применение и в задачах технической поддержки. Таким образом задача IТ-отдела — интегрировать мессенджеры в повседневную работу, корректно их настроить и подключить всех сотрудников.
• использование программ для контроля «теневого» программного обеспечения и управления лицензиями, таких как SaasLicense или Oracle CASB: с помощью дополнительных инструментов контроля за ПО можно организовать мониторинг использования лицензионного ПО, а также отследить установки нежелательных программ и утилит, что, соответственно, снизит риски утечки данных.

Нельзя предугадать, какие задачи придется решать IТ-департаментам завтра и насколько оперативно, но, выстроив инфраструктуру, руководствуясь принципами быстрого и надежного масштабирования, можно не только обезопасить компанию от непредвиденных затрат, но и обеспечить максимальную непрерывность бизнеса.

https://infocity.az/2020/04/kak-obespechit-rabotu-kompanii-v-ekonomicheski-nestabilnoe-vremya/