Большой бизнес – большой документооборот. И пусть сегодня он электронный, а многие файлы никогда не распечатываются на бумаге, значение четкого и безошибочного движения документов по системе корпоративного управления от этого не уменьшается. Наоборот, цифровизация внутренних и внешних коммуникаций позволяет вовлекать в администрирование бизнес-процессами сотрудников, находящихся не только в различных зданиях, но и в разных городах и даже часовых поясах. Главное, организовать эффективный документооборот, что не всегда просто на уже существующей IT-платформе.

О том, как системный интегратор DBI помогает компаниям эффективно использовать корпоративное приложение для управления договорами на базе ELMA365, читайте далее.

Международный ритейлер, который предлагают своим покупателям широкий ассортимент стройматериалов, а также товары для дома, сада, интерьера.

Тысячи наименований продукции – это сотни договоров поставок, каждый из которых требует участия специалистов и бесперебойной работы системы электронного документооборота. Программное приложение для управления договорами – важное промежуточное звено в процессе электронного подписания документов.

Существовавшее корпоративное приложение, используемое для работы с договорами, вызывало у сотрудников ряд вопросов: производительность программы, а также удобство ее применения не удовлетворяли предъявляемым требованиям.  Пользователи не привыкли в ней работать, не обладали достаточным уровнем компетенций для эффективного реагирования на регулярно возникающие ошибки, а решение технических проблем затягивалось на долгое время. Был необходим технический апгрейд.

В истории нашего партнерства уже немало совместных цифровых проектов, и техническая поддержка сервиса платформы ELMA365 стала еще одним шагом на пути расширения сотрудничества.

Команда DBI подключилась к проекту оптимизации корпоративного приложения управления договорами во время первой подписной сессии. На тот момент в сервисе накопилось значительное количество нерешенных вопросов. Поэтому потребовалось создать группу расширенной технической поддержки из специалистов DBI, которые успешно устраняли проблемы в существующих электронных документах, а также внутри процесса электронного подписания договоров, решали проблемы пользователей при входе в систему.

Организованная рабочая группа расширенной технической поддержки DBI улучшила способ обработки обращений в ритейловой компании. Раньше для этой цели использовалась корпоративная почта. Теперь коммуникации и работа по обращениям переведены в сервисную систему ITSM.

Техническая сторона проекта больших затруднений не вызвала. Все требуемые интеграции, функционал и другие особенности были предоставлены low-code системой ELMA365, а также узкоспециализированными микросервисами для закрытия отдельных процессов.

Учитывая, что платформа ELMA365 поддерживает разработку только на языке программирования TypeScript и гипертекстовую разметку документов для просмотра веб-страниц HTML, стек используемых технологий был предопределен заранее.

Важной частью проекта стало создание специалистами DBI базы знаний для пользователей. Содержащаяся в ней информация помогает сотрудникам самостоятельно уверенно ориентироваться в сервисе.

К ноябрю 2023 года корпоративное приложение управления договорами на базе ELMA365 начало работать стабильно, без технических сбоев. Реагирование на возникающие проблемы происходило оперативно.

Оптимизация цифровой технологии помогла:

• усовершенствовать бизнес-процессы компании ритейлера,
• увеличить административную эффективность,
• ускорить работу с документами.

Уже более десяти месяцев команда технической поддержки DBI обрабатывает обращения в графике 5\2, успешно закончила подписную сессию Заказчика, когда количество обращений было кратно больше, и на данный момент имеет нулевой «хвост» из невыполненных обращений.

Сейчас поступающие обращения берутся в работу практически сразу, обращений с просроченным SLA соответственно нет и очередь отсутствует.

В ближайшее время произойдет очередная подписная сессия, в рамках которой будет выяснено, какие опции приложения требуют доработки, а также будет выявлена потребность в дополнительных инструкциях и консультациях для пользователей.

Не знать, как работает программа – не страшно, главное – уметь ею правильно пользоваться. DBI поможет и с первым, и со вторым. Пишите contact@DBI.ru.